Dalam dunia bisnis, optimisasi komponen manajemen serta koordinasi yang efektif merupakan prasyarat penting bagi perusahaan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Setiap individu dalam perusahaan harus berperan dengan efektif dan terkoordinasi. Konsistensi dalam pelayanan, pemeliharaan infrastruktur, dan peralatan kerja juga merupakan faktor penting.
Dalam menghadapi tantangan risiko dan ketidakmampuan untuk mentoleransi kesalahan, penting bagi perusahaan untuk merangkul Business Process Management (BPM). BPM menjadi landasan krusial bagi perusahaan untuk membentuk kerangka kerja yang terstruktur dan sistematis demi mencapai tujuan yang diinginkan.
Bagaimana kontribusi Business Process Management dalam pertumbuhan perusahaan? Apa aspek-aspek yang terlibat dalam desain dan pemodelan proses bisnis? Simak penjelasan di bawah ini.
A. Pengertian Business Process Management
Business Process Management merujuk pada rangkaian aktivitas yang saling terhubung untuk menyelesaikan permasalahan tertentu. Suatu proses bisnis dapat diurai menjadi sub-proses yang memiliki atribut dan peran uniknya dalam mencapai tujuan akhir.
Penganalisaan proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan dan penjabaran sub-proses hingga pada level aktivitas atau langkah konkret. Para pakar manajemen telah merumuskan berbagai definisi terkait proses bisnis.
Beberapa karakteristik yang umumnya dimiliki oleh proses bisnis adalah:
- Definitif: Proses bisnis harus memiliki batasan yang jelas, input, dan output yang terdefinisi dengan baik.
- Berurutan: Proses bisnis harus teratur dalam urutan waktu dan ruang, dengan serangkaian aktivitas yang dijalankan secara berurutan.
- Orientasi Pelanggan: Proses bisnis harus menghasilkan nilai bagi pelanggan atau penerima.
- Penambahan Nilai: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada hasil akhir.
- Keterkaitan: Proses bisnis harus terintegrasi dalam struktur organisasi yang kohesif.
- Interkoneksi Fungsional: Proses bisnis sering kali melibatkan beberapa fungsi atau unit.
B. Pentingnya Desain dan Pemodelan Bisnis
Dalam upaya mencapai kepuasan stakeholder yang optimal, perusahaan perlu memiliki manajemen yang kuat, baik dari segi strategis maupun operasional.
Manajemen Strategis bergantung pada identifikasi konteks organisasi, termasuk visi, misi, dan analisis risiko. Implementasi manajemen strategis memerlukan dasar dari kerangka kerja manajemen operasional.
Proses Desain dan Pemodelan Proses Bisnis menjadi langkah awal yang penting dalam penyusunan Sistem Manajemen Mutu. Model Proses Bisnis menjadi landasan dalam merancang Struktur Organisasi (SO) dan menentukan Indikator Kinerja Utama (KPI) bagi Organisasi dan Tim.
Perencanaan sistem mutu ini akan menjadi rencana dan target tahunan yang akan terus dipantau selama proses implementasi. Hasil evaluasi juga akan menjadi pijakan bagi evaluasi dalam siklus perencanaan berikutnya.
C. Model Pengelolaan Proses Bisnis
Desain dan Pemodelan Proses Bisnis dalam kerangka Business Process Management (BPM) Cycle terdiri dari Proses Desain, Pemodelan, Eksekusi, Pemantauan, dan Optimisasi.
Desain (Design)
Proses desain pada intinya adalah menetapkan proses bisnis yang harus diatur berdasarkan kebutuhan bisnis. Identifikasi kebutuhan bisnis dapat berasal dari:
- Mengidentifikasi Kebutuhan Bisnis.
- Mempelajari praktik terbaik yang relevan dalam industri.
- Mengidentifikasi proses bisnis yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis, sesuai dengan praktik terbaik atau kerangka kerja yang ada.
- Menentukan prioritas dengan mempertimbangkan risiko jika diperlukan.
Pemodelan (Modelling)
Pengguna dapat mendefinisikan dan merancang struktur setiap proses bisnis secara visual. Manajer proses dapat merencanakan suatu proses dengan elemen-elemen yang terlibat, aturan, sub-proses, proses paralel, penanganan situasi luar biasa, penanganan kesalahan, dan alur kerja tanpa memerlukan keterampilan pemrograman khusus atau bantuan dari staf TI.
Eksekusi (Execution)
Pada tahap eksekusi, elemen-elemen dalam proses dapat dihubungkan sehingga mereka dapat bekerja bersama dan berbagi informasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pemantauan (Monitoring)
Pengguna dapat memantau dan mengontrol kinerja proses bisnis yang sedang berlangsung serta kinerja individu yang terlibat. Informasi mengenai proses yang sedang berjalan dan yang telah selesai, bersama dengan data yang relevan, dapat diakses.
Pengguna dapat menganalisis dan memantau proses bisnis, mengidentifikasi inefisiensi, dan mengambil tindakan untuk meningkatkan efisiensi.
Kesimpulan
Demikianlah tahapan Desain dan Pemodelan Bisnis dalam konteks Business Process Management. Pengelolaan proses bisnis yang efektif menjadi kunci bagi perusahaan untuk mencapai tujuan yang ditargetkan. Jangan ragu untuk mendalami konsep ini lebih lanjut melalui pelatihan Design & Modelling Business Process. Informasi lebih lanjut dapat Anda temukan di tautan berikut: https://ipqi.org/business-process/
